Wann brauche ich eine neue EAN? Varianten, Sets und Änderungen

Ihr Bestseller, eine Duftkerze in Glas, bekommt einen neuen Duft. Gleichzeitig plant der Einkauf ein Dreier-Geschenkset zu Weihnachten, und der Lieferant liefert künftig in einem etwas größeren Glas. Brauchen Sie jetzt drei neue Nummern, eine oder gar keine? Eine neue EAN brauchen Sie immer dann, wenn Kunden oder Handelspartner das geänderte Produkt vom bisherigen unterscheiden müssen. Der neue Duft und das Set bekommen also eigene Nummern. Ob das größere Glas eine braucht, hängt davon ab, um wie viel es wächst.

Die Regeln dafür stammen aus dem GTIN Management Standard von GS1. Sie gelten weltweit und sind auch dann die beste Richtschnur, wenn Sie Ihre Nummern nicht direkt bei GS1 beziehen. Diese Anleitung übersetzt sie in die Praxis eines Online-Händlers.

Das Grundprinzip: Kann man es verwechseln?

GS1 Germany fasst die Vergaberegeln in drei Leitfragen zusammen. Trifft auch nur eine zu, ist eine neue GTIN (so heißt die EAN im GS1-System) erforderlich:

1. Unterscheidung: Soll ein Kunde oder Handelspartner das neue oder geänderte Produkt vom bisherigen unterscheiden können?
2. Informationspflicht: Gibt es eine gesetzliche oder haftungsrelevante Angabe, die sich ändert, etwa Füllmenge oder Inhaltsstoffe?
3. Lieferkette: Ändert sich etwas, das Lagerung, Versand oder Wareneingang betrifft?

Eine gute Faustregel für den Shop-Alltag: Wenn ein Kunde im Shop zwischen zwei Optionen wählen kann, sind es zwei EANs. Das gilt für Größen, Farben, Düfte, Geschmacksrichtungen und Mengen.

Die zehn Auslöser für eine neue EAN

Der GTIN Management Standard nennt zehn konkrete Regeln. Die folgende Tabelle zeigt, was sie im Online-Handel bedeuten. Achten Sie auf die letzte Spalte: Manche Regeln betreffen nur Kartons und Paletten, nicht die einzelne Verkaufseinheit.

Quelle: GS1 GTIN Management Standard, zusammengefasst nach GS1 UK und GS1 New Zealand.

Die 20-%-Regel im Detail

Bei Abmessungen und Gewicht arbeitet GS1 mit einer festen Schwelle: Ändert sich eine Abmessung auf irgendeiner Achse oder das Bruttogewicht um mehr als 20 %, ist eine neue GTIN nötig. GS1 nennt als Beispiel ein Produkt, das von Kunststoff auf Glas umsteigt und dadurch von 0,34 kg auf 0,68 kg Bruttogewicht kommt, also doppelt so schwer wird.

GS1 stellt außerdem klar: Wer viele kleine Änderungen hintereinander macht, um unter der Schwelle zu bleiben, handelt nicht im Sinne des Standards. Unser Kerzenglas, das von 9 auf 10 cm Höhe wächst (rund 11 %), braucht also keine neue Nummer. Wächst es auf 11,5 cm (knapp 28 %), dann schon.

Varianten richtig zählen

Variantenprodukte sind der häufigste Grund, warum Händler mehr EANs brauchen als gedacht. Jede Kombination, die ein Kunde einzeln in den Warenkorb legen kann, ist ein eigener Artikel.

Shirt „Organic“

	Schwarz	Weiß	Navy
S	…00013	…00020	…00037
M	…00044	…00051	…00068
L	…00075	…00082	…00099

9 Varianten = 9 EAN-Codes

Typische Variantenmerkmale, die jeweils eine eigene Nummer erfordern:

• Größe (S, M, L oder 38, 40, 42)
• Farbe oder Muster
• Duft, Geschmack, Sorte
• Füllmenge oder Stückzahl (100 g und 250 g, 10 und 20 Stück)
• Ausführung (mit oder ohne Deckel, Stecker EU oder UK)

Kein Grund für eine neue Nummer ist dagegen alles, was Kunden nicht als Unterschied wahrnehmen: ein anderer Lieferant für dasselbe Produkt, eine neue Charge oder ein überarbeiteter Beipackzettel ohne inhaltliche Änderung.

Sets, Multipacks und Bundles

Bei Zusammenstellungen kommt es darauf an, wer sie bildet und wie sie verkauft werden.

Feste Sets (GS1 nennt sie „vordefinierte Sortimente“) sind eigene Handelseinheiten. Ihr Dreier-Geschenkset mit Vanille, Zeder und Orange bekommt eine eigene EAN. Tauschen Sie später Orange gegen Zimt aus, ist laut GS1 wieder eine neue Nummer fällig. Ausnahme: Zufallssortimente, bei denen der Inhalt bewusst wechselt, brauchen keine neue Nummer.

Multipacks aus mehreren gleichen Artikeln (zum Beispiel ein Zweierpack), die als eine Einheit verkauft werden, brauchen ebenfalls eine eigene EAN. Die Einzel-EANs auf den enthaltenen Produkten bleiben unverändert.

Drei Zählbeispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Teehandel mit Probierset

Ein kleiner Teeversand aus Hamburg bietet drei Sorten in je zwei Größen an, 100 g und 250 g. Dazu kommt ein Probierset mit allen drei Sorten zu je 25 g.

• 3 Sorten × 2 Größen = 6 EANs
• Probierset als festes Sortiment = 1 EAN
• Gesamt: 7 EANs. Kommt im Herbst eine vierte Sorte dazu, werden es 9.

Beispiel 2: Modelabel mit Nachfärbung

Ein Label verkauft ein Shirt in drei Größen und drei Farben, also 9 EANs wie in der Grafik oben. Im Frühjahr wird „Navy“ durch „Salbei“ ersetzt. Die drei Navy-Nummern werden nicht umgewidmet, sondern bleiben dem alten Artikel zugeordnet. Für Salbei kommen 3 neue EANs hinzu. Bedarf über das Jahr: 12 EANs, obwohl nur 9 Artikel gleichzeitig im Shop stehen.

Beispiel 3: Kerzen mit Aktionsglas

Zurück zur Duftkerze vom Anfang. Die Kerze mit 180 g Wachs (EAN 4012345678017) läuft weiter. Für das Weihnachtsgeschäft gibt es eine Aktionsversion „+20 % gratis“ mit 216 g. Weil sich die angegebene Füllmenge ändert, braucht die Aktionsversion eine eigene EAN, etwa 4012345678024. Der neue Duft und das Dreier-Set bekommen je eine weitere Nummer.

Ergebnis: 3 neue EANs. Das größere Glas des Lieferanten bleibt unter 20 % Höhenzuwachs und löst keine neue Nummer aus.

1. Kann der Kunde es als eigene Option auswählen?

   JaNeue EAN pro Variante

   Nein ↓

2. Ändert sich die angegebene Füllmenge?

   JaNeue EAN

   Nein ↓

3. Ändern sich Maße oder Gewicht um mehr als 20 %?

   JaNeue EAN

   Nein ↓

4. Neue Marke, neues Siegel oder neuer Set-Inhalt?

   JaNeue EAN

   Nein ↓

5. Bisherige EAN behalten

Nie wiederverwenden: die Regel seit 2019

Früher durften Hersteller eine EAN nach einer Sperrfrist neu vergeben, im Lebensmittelbereich nach 48 Monaten, bei Bekleidung nach 30 Monaten. Damit ist Schluss. Laut GS1 Germany gilt seit dem 31.12.2018: Eine einmal zugeteilte GTIN darf nicht wieder einem anderen Produkt zugeteilt werden.

Es gibt nur zwei Ausnahmen:

• Nie produziert: Wurde ein Artikel angelegt, aber nie hergestellt, darf die Nummer laut GS1 UK zwölf Monate nach dem Löschen aus dem Katalog neu vergeben werden.
• Unverändert zurück: Kommt ein Produkt nach einer Pause ohne relevante Änderung wieder auf den Markt, nutzen Sie die alte Nummer weiter.

Der Grund ist praktisch: Händler, Marktplätze und Preisportale speichern Produktdaten jahrelang. Eine recycelte Nummer zeigt dort plötzlich das alte Produkt mit alten Bewertungen an. Auf Amazon oder Kaufland endet das schnell mit einem Konflikt um die Produktseite.

Ehrlich gesagt: Wann GS1 die bessere Wahl ist

Die Vergaberegeln gelten unabhängig davon, woher Ihre Nummern stammen. Wer bei EANHub kauft, bekommt EAN-13-Nummern einmalig ohne Abo, jede nur einmal verkauft und in unserem eigenen Register auf Ihr Unternehmen eingetragen. Unsere Nummern stammen aber nicht aus einer GS1-Mitgliedschaft Ihres Unternehmens und erscheinen nicht unter Ihrem Namen bei Verified by GS1.

Eine Mitgliedschaft bei GS1 Germany ist die bessere Wahl, wenn Sie Markenprodukte bei Amazon listen wollen, an Lebensmittel- oder Drogerieketten liefern oder Ihre Handelspartner einen Eintrag in Verified by GS1 verlangen. Für den eigenen Onlineshop, eBay und unmarkierte Produkte reichen unsere Nummern in vielen Fällen aus.

Was Sie jetzt tun können

• Zählen Sie jede Variante, die ein Kunde einzeln auswählen kann, plus jedes feste Set.
• Prüfen Sie geplante Änderungen mit den vier Fragen aus dem Entscheidungsbaum.
• Rechnen Sie die Neuheiten der nächsten zwölf Monate dazu und wählen Sie danach die Paketgröße, etwa ein 10er-Paket für ein kleines Sortiment.
• Kontrollieren Sie jede neue Nummer vor dem Druck mit dem EAN-Prüftool.
• Lesen Sie, wie Sie die Nummern sauber in Shopify, WooCommerce oder Shopware eintragen: EAN im Onlineshop eintragen.